Quatro canais de captação levando ao mesmo destino: a inscrição automática do médico na aula ao vivo do dia 12. Tudo construído e operando na plataforma Vórtice.
Quatro caminhos de entrada, um só destino: a cadeira ocupada na aula ao vivo do dia 12 de agosto.
A aula online "Dermatoscopia no Melasma" (12/08/2026, 20h) é a porta de entrada para o curso presencial Dermatoscopia na Prática — 5ª edição. Para lotar essa aula, era preciso captar médicos interessados em várias frentes ao mesmo tempo e, principalmente, garantir que ninguém que demonstrou interesse ficasse pelo caminho.
Toda a automação foi construída e roda na plataforma Vórtice, o ambiente de automação da Oliver Estratega. É de lá que sai cada mensagem, cada lembrete e cada registro — sem ninguém da equipe do Dermoscopy precisar acompanhar.
| Canal | Como o médico entra |
|---|---|
| Comentário no Instagram | Comenta a palavra-chave no post do vídeo-convite |
| Resposta em story | Responde a palavra-chave em um story |
| Anúncio no Meta Ads | Vê o vídeo-convite em uma campanha paga e se cadastra |
| Base própria de leads | Recebe o convite direto no WhatsApp — 137 contatos já conquistados |
Não importa por qual dos quatro caminhos o médico chegue. Assim que ele confirma o interesse, o sistema o registra sozinho como convidado no evento do Google Agenda — o mesmo evento que abre a sala do Google Meet no dia 12.
Na prática, isso significa que o médico:
Existem dois tipos de lembrete, e nenhum dos dois é enviado à mão:
| Tipo | Para quem | Objetivo |
|---|---|---|
| Lembrete para se cadastrar | Quem demonstrou interesse mas ainda não preencheu o cadastro | Não perder quem se distraiu no meio do caminho |
| Lembrete para participar | Quem já está inscrito | Garantir presença na hora da aula |
E o sistema sabe distinguir os dois: quem se cadastra para automaticamente de receber cobrança e passa a receber apenas os lembretes de presença. Ninguém recebe "garanta sua vaga" no mesmo dia em que recebeu "sua vaga está confirmada".
Sete estágios, cinco sistemas. Cada seta representa uma passagem de dados entre plataformas — e cada passagem foi construída, testada e validada individualmente.
Automação Instagram Comentario → DM → Wpp, primeira metade. O sistema acompanha a conta @dermoscopy_ em tempo real e responde publicamente em segundos.
Três filtros combinados garantem que só o comentário certo dispare a máquina — evitando que qualquer interação na conta consuma recursos ou incomode quem não demonstrou interesse:
| Filtro | Configuração |
|---|---|
| A página é | dermoscopy_ — isola a conta correta em ambiente multi-cliente |
| Tipo de publicação | Publicação publicada — ignora rascunhos e conteúdo não veiculado |
| Contém a frase | aula · Aula — dupla entrada para cobrir variação de caixa |
Aula e aula — para capturar tanto quem escreve no meio da frase quanto quem começa a frase com a palavra. Assim, qualquer forma de escrever entra no funil.
A ação Respond On Comment devolve uma resposta pública em segundos. Foram cadastradas quatro variações que o sistema sorteia aleatoriamente a cada disparo:
A rotação mantém a conversa com cara de gente. Cada pessoa que comenta recebe uma resposta diferente, e a seção de comentários do post continua parecendo uma troca real entre a marca e a audiência — que é o que sustenta o alcance da publicação enquanto ela converte.
O Curtir Comentários foi habilitado, adicionando um sinal extra de engajamento na publicação a cada lead capturado.
Continuação da mesma automação. Depois da resposta pública, a conversa migra para o Direct — e é aqui que o interesse vira inscrição, com ramificação condicional que acompanha a ação do médico.
O passo Wait foi configurado como "Até que o contato responda", escutando o canal Instagram DM, com tempo limite desligado. O sistema não avança por relógio — avança por comportamento humano.
Ganho: cada médico avança no próprio ritmo. Quem responde em trinta segundos segue na hora; quem responde três horas depois retoma a conversa exatamente de onde parou, com a mensagem certa no momento certo.
A Meta abre uma janela de conversa privilegiada com quem acabou de interagir com a página. O comentário é justamente a interação que abre essa janela.
Ganho: toda a etapa de Direct foi desenhada para acontecer dentro desse período de máxima receptividade. Em seguida, o médico já migrou para WhatsApp e e-mail — canais permanentes, onde a conversa continua sem prazo.
O botão gera duas saídas. Quem clica em "Quero minha vaga" é etiquetado e segue para o formulário. Quem não clica em 20 minutos recebe automaticamente uma segunda mensagem de reforço.
Ganho: o médico que se distraiu com outra coisa recebe um empurrãozinho gentil e volta para a inscrição. Nenhuma demonstração de interesse fica sem resposta.
Automação Instagram Story → DM → Wpp. A segunda porta de entrada, com gatilho e lógica próprios, para capturar o interesse que nasce fora dos comentários.
Comentar em um post e responder um story são comportamentos diferentes para o Instagram. Quem cuida dos comentários não enxerga as respostas de story — são lugares distintos. Capturar as duas exigiu construir uma automação independente, com reconhecimento e sequência próprios.
| Filtro | Configuração |
|---|---|
| Canal de resposta | DM do Instagram — isola a origem correta e ignora respostas vindas de outros canais |
| Corpo da mensagem contém | Aula · aula — a mesma cobertura de escrita aplicada no fluxo de comentário |
Comentar em um post e responder um story são coisas diferentes para o Instagram — chegam por caminhos separados, cada um com sua própria forma de ser reconhecido.
Arquitetura: duas automações independentes, cada uma afinada para o seu lugar. Isso permite ajustar, medir e evoluir cada porta de forma independente, sem mexer na outra.
Quem responde a um story já está dentro do Direct — o canal está aberto e a conversa é privada desde o primeiro segundo. Não há resposta pública a dar, nem espera para migrar de superfície.
Ganho: a jornada é mais curta e a taxa de resposta tende a ser maior, porque o lead demonstrou interesse em um formato mais íntimo e efêmero — o story dura 24 horas, então quem responde está agindo no calor do momento.
As duas portas terminam no mesmo formulário e na mesma etiqueta aula-online-12ag, garantindo uma base organizada e uma experiência consistente venha o médico de onde vier.
Controle: a etiqueta funciona como registro único do inscrito. Duas portas de entrada, uma única régua de saída — cada médico recebe a sequência uma vez só, na ordem certa.
Automação Wpp Aula Online 12 → Anúncio Meta Ads. A terceira porta: tráfego pago apontando direto para o vídeo-convite da aula, com formulário nativo do Facebook.
As duas primeiras portas dependem de audiência orgânica — quem já segue o perfil ou esbarra em um post. Esta porta compra alcance novo: uma campanha no Meta Ads leva o vídeo-convite da aula para médicos que ainda não conhecem a marca.
O diferencial é que o cadastro acontece dentro do próprio Facebook, no formulário nativo da Meta. O médico não sai do feed, não carrega página externa, não digita quase nada — a Meta preenche os campos com os dados da conta dele.
| Filtro do gatilho | Configuração |
|---|---|
| A página é | Dermoscopy — isola a conta correta em ambiente multi-cliente |
| O formulário é | Aula 12 Agosto — formulário exclusivo desta campanha, o que mantém a origem rastreável |
Do envio do formulário no Facebook até a mensagem no WhatsApp, o percurso é de segundos — e o médico entra exatamente na mesma régua de quem veio pelo Instagram.
Campanha interna para 137 leads já conquistados em ações anteriores. A quarta porta não busca gente nova — ela ativa quem já está na casa.
A base do Dermoscopy reúne médicos captados por anúncios anteriores, planilhas e formulários do site. São contatos que já demonstraram interesse pelo tema e cujo custo de aquisição já foi pago. Convidá-los para a aula é a ação de menor custo e maior taxa de resposta de toda a operação.
| Lote | Contatos | Ritmo de envio |
|---|---|---|
| LOTE A | 46 | 8 contatos a cada 12 minutos |
| LOTE B | 46 | 8 contatos a cada 15 minutos |
| LOTE C | 45 | 9 contatos a cada 10 minutos |
Os 137 foram etiquetados individualmente e distribuídos de forma intercalada — cada lote recebeu mistura de origens e datas de captação, para que nenhum grupo ficasse concentrado em um único perfil. Cada contato recebeu exatamente uma etiqueta de lote, o que torna a duplicidade impossível por construção.
Estas três automações foram construídas deliberadamente sem disparo automático. A única forma de um contato entrar neles é por inserção manual em lote, o que dá controle total sobre quem recebe, quando recebe e em que ritmo.
O ritmo é definido pelo modo de envio gradual: o sistema insere um punhado de contatos, aguarda o intervalo configurado, insere o próximo punhado. Nenhum disparo em massa instantâneo — a cadência de saída se parece com a de uma equipe conversando com médicos ao longo da noite, e cada lote tem seu próprio ritmo, o que torna o padrão irregular.
Cada lote recebeu uma redação diferente do mesmo convite — mesma informação, construção distinta. É o mesmo princípio já aplicado nas respostas automáticas dos comentários do Instagram: comunicação em escala que não parece industrial.
O formulário é o momento em que um interessado vira um contato identificável na base do cliente. Ele coleta nome, e-mail e WhatsApp — e é aqui que a arquitetura toma uma decisão importante: cada porta de captação tem o seu próprio formulário.
| Formulário | Alimenta |
|---|---|
| Aula12 Instagram | Comentário e resposta de story |
| Aula 12 Agosto (nativo da Meta) | Campanha de anúncio |
| Aula12 Base de Leads | Convite direto à base própria |
São três portas de entrada que levam ao mesmo lugar, mas cada uma deixa sua marca no caminho. É isso que permite responder, no dia seguinte à aula, quantos participantes vieram do orgânico, quantos do investimento em mídia e quantos da base já conquistada — sem estimativa e sem cruzamento manual de planilha.
Todos coletam os mesmos campos de qualificação já existentes na conta:
| Campo | Uso estratégico |
|---|---|
| Você é médico ou estudante de medicina? | Segmentação por perfil profissional |
| Qual é seu momento de carreira? | Residência · até 5 anos · mais de 5 anos · outra especialidade |
| Há quanto tempo acompanha o @dermoscopy_? | Temperatura da audiência — quem chegou pelo anúncio vs. seguidor antigo |
| Quer garantir sua vaga ou tem dúvida? | Sinal de intenção de compra do curso presencial |
O formulário é servido pelo domínio link.dermoscopy.com.br, com certificado próprio — o médico nunca vê uma URL de terceiro. Percepção de marca preservada em todo o percurso.
É aqui que tudo acontece depois da captação: os disparos de WhatsApp, o convite por e-mail com o agendamento na agenda de cada médico, a entrada no pipeline comercial e os três lembretes até a hora da aula.
Existem três automações com esta mesma estrutura, rodando em paralelo. A sequência de ações é rigorosamente idêntica nos três — o que muda é apenas o gatilho de entrada:
| Automação | O que faz o médico entrar |
|---|---|
| Wpp Aula Online 12 → Instagram Palavra chave Aula | Formulário Aula12 Instagram enviado |
| Wpp Aula Online 12 → Anúncio Meta Ads | Formulário de lead do Facebook enviado |
| Wpp Aula Online 12 → Base de Leads | Formulário Aula12 Base de Leads enviado |
A decisão de separar em três automações, em vez de concentrar tudo em uma só, tem uma razão prática: cada origem passa a ter números isolados. Abrindo a lista de automações, o total de inscritos de cada uma responde na hora quanto cada canal entregou. Uma automação única mostraria apenas a soma.
Oito mensagens por lead, escritas para funcionar em sequência — cada uma preparando a seguinte.
Cenário Dermoscopy Aula 12 no Make. A ponte que leva o inscrito do Vórtice direto para dentro do Google Agenda de cada médico.
O Vórtice é o cérebro da operação: ele recebe a inscrição, identifica o médico, aplica a etiqueta e comanda toda a régua de relacionamento. O Make é o braço que estende a mão até o Google — leva o dado do Vórtice diretamente para dentro do evento da aula.
A ligação entre os dois foi montada dentro do próprio fluxo de WhatsApp do Vórtice. Ela acontece no mesmo instante em que o médico termina o cadastro, sem atraso:
| # | Onde acontece | O que acontece |
|---|---|---|
| 1 | Vórtice | O médico envia o formulário. O contato é criado ou atualizado com nome, e-mail e WhatsApp. |
| 2 | Vórtice | A etiqueta aula-online-12ag é aplicada — o médico passa a constar oficialmente como inscrito. |
| 3 | Vórtice → Make | O Vórtice envia nome, e-mail e WhatsApp do inscrito. É o mesmo fluxo que manda a mensagem — o registro na agenda foi embutido nele, e não em um processo separado. |
| 4 | Make | O cenário identifica o evento da aula na agenda e lê a lista de inscritos já registrados. |
| 5 | Make → Google | O médico é acrescentado como convidado do evento, com notificação ativa. |
| 6 | O convite chega no e-mail dele e o evento entra na agenda pessoal dele, com os quatro lembretes já programados. | |
| 7 | Vórtice | Em paralelo, a régua de WhatsApp segue seu curso — boas-vindas, confirmação e link de acesso. |
Do envio do formulário até o convite na caixa de entrada, o ciclo completo leva cerca de um segundo.
Ao inserir o médico como convidado do evento real, e não apenas enviar um e-mail com o link, três mecanismos do Google passam a trabalhar a favor da aula — sem custo e sem manutenção:
Cada nova inscrição é somada à lista de convidados do evento, preservando integralmente quem já estava lá.
Como: o acréscimo é feito pelo próprio Google, e não reconstruído por fora. A lista cresce de forma cumulativa e confiável, inscrição após inscrição.
Vários médicos podem preencher o formulário no mesmo instante — em um pico de tráfego depois de um post, por exemplo.
Como: cada inscrição é registrada de forma independente. O sistema atende um ou dezenas de cadastros simultâneos com o mesmo resultado.
Se alguma inscrição não completar de primeira, o sistema a guarda e tenta de novo sozinho.
Como: cada cadastro segue seu próprio caminho até o fim, com uma segunda tentativa garantida. Um caso isolado nunca segura os demais.
Título, horário, link do Meet, lembretes e permissões de convidado ficam exatamente como o cliente configurou.
Como: o sistema mexe apenas na lista de convidados. Todo o restante do evento fica exatamente como o cliente configurou.
O cenário foi testado ponta a ponta com inscrição real antes da liberação. Quatro sinais foram verificados em conjunto: execução com status Success no Make, contagem de convidados incrementada no evento, convite recebido na caixa de entrada, e mensagem de WhatsApp entregue. Todos confirmados.
Adicionar o médico como convidado no evento não é um detalhe cosmético. Ele desbloqueia três comportamentos que, somados, mudam a experiência do dia da aula:
Com o Meet em modo Confiável, quem está na lista de convidados entra sem pedir autorização. Com dezenas de participantes, isso elimina a fila na porta e permite começar no horário.
O evento carrega quatro lembretes — 1 dia, 3 horas, 1 hora e 30 minutos antes. O Google dispara para cada convidado, sem custo e sem depender do nosso fluxo.
O evento se converte sozinho para o fuso de quem o recebe. Já há inscritos fora do Brasil — e o horário chega correto na agenda deles.
Guests Can See Other Guests = false e Guests Can Invite Others = false. Na prática: um médico convidado não consegue ver o e-mail dos outros participantes, e não pode repassar o convite para fora da lista. A lista de contatos conquistada com investimento em anúncios permanece exclusiva do cliente — e o tratamento dos dados fica alinhado à LGPD.
O sistema opera duas réguas independentes e simultâneas, por canais diferentes:
| Momento | 📅 Google Agenda | 💬 WhatsApp (Vórtice) |
|---|---|---|
| Na inscrição | Convite por e-mail | 3 mensagens: boas-vindas, confirmação e link |
| 11/08 · 19h | — | Lembrete de véspera |
| 11/08 · 20h | Lembrete de 1 dia | — |
| 12/08 · 13h | — | "É hoje" + orientação de tela |
| 12/08 · 17h | Lembrete de 3 horas | — |
| 12/08 · 19h | Lembrete de 1 hora | Link de acesso |
| 12/08 · 19h30 | Lembrete de 30 minutos | — |
Sete toques nas 24 horas decisivas, alternando e-mail e WhatsApp. Duas camadas independentes trabalhando juntas: o médico é lembrado no canal em que estiver mais atento naquele momento.
| Componente | Quantidade | Detalhe |
|---|---|---|
| Automações no Vórtice | 9 | Captação: Instagram Comentário → DM → Wpp · Instagram Story → DM → Wpp · Instagram Resgate Manual Entrega: Wpp Aula Online 12 → Instagram Palavra chave · → Anúncio Meta Ads · → Base de Leads Reativação: Convite Aula 12 Base de Leads LOTE A · B · C |
| Portas de captação | 4 | Comentário em publicação · resposta em story · anúncio no Meta Ads · base própria de leads |
| Passos automatizados | 90 | Mensagens, esperas, verificações e caminhos alternativos |
| Ligação com o Google Agenda | 1 | Registro automático em cerca de 1 segundo |
| Plataformas conectadas | 3 | Instagram e Meta Ads · Google Agenda e Meet · WhatsApp |
| Formulários segmentados | 3 | Um por origem — permite medir cada canal isoladamente |
| Leads da base reativados | 137 | Distribuídos em 3 lotes com ritmos de envio distintos |
| Ramificações condicionais | 8 | Clique vs. timeout · já inscrito vs. não inscrito |
| Mensagens por lead | até 11 | 3 no Instagram · 3 de convite à base · 5 da régua de entrega |
| Lembretes automáticos | 7 | 4 pelo Google Agenda · 3 pelo WhatsApp |
| Campos de qualificação | 4 | Perfil, momento de carreira, tempo de audiência, intenção |
Um médico comenta "quero a aula" em um post às três da manhã de um domingo. Outro responde "aula" a um story na hora do almoço. Um terceiro vê o vídeo-convite em um anúncio e preenche o formulário sem sair do feed. Um quarto recebe o convite direto no WhatsApp, porque já estava na base há meses.
Os quatro caminhos terminam no mesmo lugar: três mensagens no WhatsApp, um convite no e-mail, e o evento na agenda com quatro lembretes programados. Na quarta-feira, mais três mensagens em horários calculados. Às 20h, entram na sala sem que ninguém precise autorizar.
Nenhuma pessoa da equipe do Dermoscopy precisou estar olhando o Instagram, o gerenciador de anúncios ou o WhatsApp em nenhum desses momentos. E o sistema roda igual para um ou para trezentos médicos simultaneamente.
No dia seguinte à aula, uma única tela responde de onde veio cada participante — orgânico, mídia paga ou base própria — porque a origem foi carimbada no momento da inscrição, e não reconstruída depois.